Notulen  OCMW-Raad

Aanleiding en doel

Gelet op de oproepingsbrief van 25 maart 2022 tot de gewone algemene vergadering van Haviland Intercommunale van 22 juni 2022 met volgende agendapunten:

1. Notulen van de buitengewone algemene vergadering van 8 december 2021: goedkeuring

(een exemplaar van deze notulen werd per brief op 21 december 2021 aan de deelnemers bezorgd.)

2. Verslag der activiteiten van het afgelopen boekjaar 2021;
3. Jaarrekening 2021 met balans, resultatenrekening, sociale balans per 31.12.2021, het voorstel van bestemming van het resultaat en toelichting: goedkeuring (art. 41);
4. verslag van de raad van bestuur over het boekjaar afgesloten op 31.12.2021: goedkeuring (art. 41)
5. verslag van de commissaris over het boekjaar afgesloten op 31.12.2021: goedkeuring (art. 41);
6. bestuur: kwijting aan bestuurders,

                                                     commissaris (art. 34);

7. vaststelling resultaatsbestemming (art. 41);
8. vervanging lid raad van bestuur (art. 19): goedkeuring
9. vervanging deskundige (art. 19): goedkeuring
10. toekenning dubbel presentiegeld aan de voorzitter (art. 29)

1. bepaling vergoeding deskundigen (art. 29)

12. benoeming commissaris-revisor (art. 31): goedkeuring
13. vaststelling jaarlijkse bezoldiging commissaris (art. 31): goedkeuring
14. Varia.

Juridische gronden en gekoppelde besluiten

• Gelet op het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, en latere wijzigingen, inzonderheid de artikelen 77 en 78 betreffende de bevoegdheden van de OCMW-raad en de artikelen 427 en 432;
• Gelet op de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van de bestuurshandelingen;
• Gelet op de thans van kracht zijnde statuten van Haviland zoals gepubliceerd in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad op 21 november 2019, inzonderheid artikel 38 betreffende de statutenwijziging;
• Overwegende dat het OCMW deelnemer is bij Haviland Intercommunale die werd opgericht op 24 maart 1965 bij oprichtingsakte gepubliceerd in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad van 16 april 1965 onder het nummer 8226 en werd verlengd op 23 oktober 2019 gepubliceerd in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad op 21 november 2019 onder het nummer 19151652;
• Overwegende dat Haviland Intercommunale als intergemeentelijk samenwerkingsverband voor de ruimtelijke ordening en de economische-sociale expansie van het arrondissement Halle-Vilvoorde een dienstverlenende vereniging is overeenkomstig artikel 398, §2, 2° van het Decreet Lokaal Bestuur;
• Overwegende dat artikel 427 van het Decreet Lokaal Bestuur bepaalt dat de wijzigingen in de statuten van de dienstverlenende vereniging en in de bijlagen artikelsgewijs worden aangebracht door de algemene vergadering met een drievierdemeerderheid, zowel voor het geheel van de geldig uitgebrachte stemmen, als voor de geldig uitgebrachte stemmen van de vertegenwoordigde gemeenten, en op voorwaarde dat de gewone meerderheid van het aantal deelnemende gemeenten haar instemming betuigt;
• Overwegende dat de raad van bestuur van Haviland op 22 februari 2021 overeenkomstig artikel 427 van het Decreet Lokaal Bestuur een ontwerp van statutenwijziging heeft goedgekeurd;
• Overwegende dat artikel 432 van het Decreet Lokaal Bestuur bepaalt dat de vaststelling van het mandaat van de vertegenwoordiger dient herhaald te worden voor elke vergadering;

Motivering

• Dat uiterlijk negentig dagen voor de algemene vergadering die de statutenwijzigingen moet beoordelen, een door de raad van bestuur opgesteld ontwerp aan alle deelnemers wordt voorgelegd; dat de beslissingen daarover van hun raden die de oorspronkelijke statuten hebben goedgekeurd, het mandaat van de respectieve vertegenwoordigers op de algemene vergadering bepalen en bij het verslag worden gevoegd;

•  Dat de deelnemers die nalaten binnen de gestelde termijn een beslissing te nemen en voor te leggen, worden geacht zich te onthouden; dat de onthouding het mandaat van hun vertegenwoordiger op de algemene vergadering bepaalt;

Aanleiding en doel

Gelet op de goedkeuring van de Raad op 11/08/2018 van 1-jarige contracten bij uitzondering;

Gelet op de specifieke vraag mbt Oekraïense vluchtelingen, tijdelijk en mogelijke snelle terugkeer;

Gelet op ons toewijzingsreglement waarbij de Residentie zich richt naar senioren vanaf de leeftijd van 65+;

Gelet op de versoepeling van de woningkwaliteitsvereisten Wonen Vlaanderen,

Juridische gronden en gekoppelde besluiten

• Vlaams Huurdecreet in voege op 1/1/2019
• OR beslissing 11/08/2018 wijzigingen huurcontracten nav nieuwe huurwetgeving en korte verhuur C.A.
• VB 24/03/2022 kennisname stand van zaken inzake de Oekraïense vluchtelingen

Motivering

Door de verbouwingswerken (gebouw en omgeving niet aantrekkelijk), het grote verloop in de Residentie momenteel en de beperkte wachtlijst hebben we te kampen met leegstand, vooral bij de kleinste flatjes.

Nav de vraag van Fedasil voor tijdelijke opvang van Oekraiense vluchtelingen hebben we een 4-tal flats die we ter beschikking kunnen stellen.

We zouden deze verhuren via een huurcontract van 1 jaar.

Gezien de aard van de vragen hebben we het contract lichtjes aangepast (o.a. verkorte opzegtermijn) zie voorstel in de bijlage.

We vragen ook een tijdelijke afwijking op de leeftijd van het toewijzingsreglement voor deze 4 flats omdat het hier gaat om zowel senioren als gezinnen met kinderen. 

Verder een afwijking op het aantal personen dat we huisvesten in een kleine flat (normaal max 1 persoon) op basis van de versoepeling van de woningkwaliteitseisen van Wonen Vlaanderen (zie bijlage - P3 onderaan : "U kunt ook afwijken van de bezettingsnorm. Dat is de norm die bepaalt voor hoeveel personen een woning geschikt is. U mag de bezettingsnorm nooit in die mate overschrijden dat er een veiligheids- of gezondheidsrisico ontstaat.")

De kandidaten doen indien nodig tegelijkertijd een aanvraag bij de sociale dienst voor leefloon, huurwaarborg, installatiepremie…

Financieel advies en visum

NVT

Aanleiding en doel

In 2021 lanceerde minister Beke een projectoproep om projecten te ondersteunen bij de verdere uitbouw en duurzaamheid van Zorgzame Buurten in Vlaanderen. Een Zorgzame Buurt is een buurt waar mensen comfortabel thuis of in hun vertrouwde buurt kunnen blijven wonen en er de nodige hulp of ondersteuning krijgen van buren, zorgverleners of anderen. Het OCMW Wemmel werd  als één van de 118 projecten geselecteerd met het project " Een buurt voor iedereen"

De Residentie met 168 seniorenflats  is een eiland op zich in de St Ingelbertus wijk. Een concentratie van senioren in een wijk met veel jonge gezinnen en nieuwkomers.

Op dit moment wordt er aansluitend op het complex een welzijnscampus gebouwd waarin zowel sociale dienst, burgerzaken, BIB en Lokaal Dienstencentrum( LDC) met ontmoetingsruimte ondergebracht worden. 

De nieuwe welzijnscampus wordt fysiek verbonden met de seniorenflats en bevindt zich in het midden van de buurt . Bib , lokaal dienstencentrum en het nieuw in te richten park fungeren als ontmoetingsruimte voor heel de buurt. De aanwezigheid van het kinderdagverblijf maakt van deze site een intergenerationele ruimte. De seniorenflats zijn geen assistentiewoningen en er wordt van de senioren een zekere zelfredzaamheid verwacht. Het verbinden van de bewoners van de  seniorenflats met de inwoners (volwassen en kinderen)  van deze snel evoluerende buurt is een eerste belangrijke uitdaging en kan dienen als katalysator om ook de inwoners van de buurt met elkaar  te verbinden.

Het kleine helpen  en buddywerking wordt belangrijk, waarbij  er zal gestreefd worden naar wederkerigheid. Senioren beschikken over heel wat skills die kunnen ingezet worden : kennis van het verleden, taal , ervaring,...Jonge mensen kunnen dan weer andere skills inbrengen zoals digitale kennis, mobiliteit,…

 

( zie projectplan in bijlage)

Juridische gronden en gekoppelde besluiten

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikels 40 en 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.

 

De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.

 

Het Bestuursdecreet van 7 december 2018.

 

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikels 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht.

 

De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.

 

De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 89, § 1, 2° (het geraamde bedrag excl. btw bereikt de drempel van € 750.000,00 niet).

 

Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.

 

Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.

Motivering

Van de inschrijver wordt oa het volgende verwacht :

 

-          verdiepen buurtanalyse en mee instaan voor een concrete actieplan op basis van de projectaanvraag.

-          verder verbinden van de netwerkpartners

-          betrekken van bewoners seniorenflats ,  buurtbewoners , kinderen … bij het uittekenen en inrichten park, tuin in het park…

-          aanspreekpunt en brugfiguur voor de buurtbewoners, organisaties, verenigingen en het lokaal bestuur

-          bewoners seniorenflats  en buurtbewoners samenbrengen via gemeenschappelijke activiteiten in het lokaal dienstencentrum

-          organisatie van “ het kleine helpen “ in samenwerking met  oa “ Warm Wemmel “ , waarbij in een eerste fase ingezet wordt op de bewoners van de seniorenflats, met mogelijkheid tot uitrol naar de volledige buurt. Gebruik maken van de ervaringen én  goodwill die ontstond naar aanleiding van Wemmel Helpt tijdens de coroncrisis

-          uitbouw buddywerking - zoeken naar wederkerigheid

-          onderzoek burenhulp en de mogelijkheden  van  digitale ondersteuning (bvb Hopplr)

-          meewerken aan de evaluatie van het project en de duurzaamheid van de zorgzame buurt

 

Gezien de context - Wemmel is een faciliteitengemeente - dient de projectmedewerker  tevens de kennis te hebben van de Franse taal . Alle communicatie dient in overeenstemming te zijn met de  taalfaciliteitenwetgeving. Dit houdt onder meer in dat alle communicatie naar de gemeentelijke overheid in het Nederlands verloopt en berichten en mededelingen die uitgaan van de gemeentelijke overheid en gericht zijn aan de inwoners van de gemeente, tweetalig moeten zijn met voorrang voor het Nederlands. Individuele contacten kunnen, op verzoek van de burger, in het Frans verlopen. 

 

De invulling van de opdracht (werkwijze, inzet van middelen, overleg en feedback t.o.v. gemeente,…) maakt deel uit van het gunningscriterium functionele waarde  .   De kandidaat stemt het plan van aanpak  zo nauw  mogelijk af met de bovengeschetste situatie.

 

De kandidaat neemt alle kosten op in de  offerte, onder meer loonkost projectwerking en omkadering, verplaatsingsvergoedingen,  kosten verbonden met  aanwerving,  …

 

In het kader van de opdracht “Een buurt voor iedereen ” werd een bestek met nr. D-2022 -             opgesteld door de dienst Vrije Tijd en Welzijn -

 

De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 100.000 excl. btw.

 

Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.

 

Als limietdatum voor het indienen van de offertes wordt 30 mei  2022 om 10.30 uur voorgesteld.

 

Volgende ondernemers worden uitgenodigd om deel te nemen aan de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking:

 

- Groep Intro, Charles Parentéstraat 6 te 1070  Brussel;

- Levuur - Maria Therisastraat 113 - 3000 Leuven

- Probis - Winkelom 83B1b - 2440 Geel

 

Financieel advies en visum

Er wordt een samenwerkingsovereenkomst afgesloten  met een  externe organisatie met het oog op het ter beschikking stellen van een projectmedewerker ( 80%). De kostprijs wordt geraamd op 100.000 euro

 

2022 : 30.000 euro

2023 : 60.000 euro

2024 : 10.000 euro

 

Deze uitgave maakt deel uit van de projectoproep in het kader van " Zorgzame Buurten " waaraan het OCMW deelnam.

Het OCMW ontvangt voor dit project een subsidie van 99.400 euro.

Het OCMW cofinaanciert dit project voor hetzelfde bedrag, oa via de aanwerving van de deskundige buurtwerking en buurtgerichte zorg( aanwervingsprocedure lopende), buurtanalyse,reguliere uitgaven lokaal dienstencentrum,...

De financiële implicaties van dit project worden opgenomen in de eerstvolgende wijziging van de meerjarenplanning

Aanleiding en doel

Het bestuur wil de pensioenkloof tussen haar statutair personeel en contractueel personeel verkleinen. Bijgevolg wordt voorzien in een tweede pensioenpijler voor de totaliteit van het contractueel personeel.

 

Het bestuur was tem 31/12/2021 aangesloten bij de groepsverzekering die na bemiddeling van de VVSG, aangeboden werd door Ethias en Belfius Insurance. Deze verzekeraars hebben in juni 2021 de lopende groepsverzekeringsovereenkomst per 1 januari 2022 opgezegd.

 

Het bestuur heeft voor het voorzien in een tweede pensioenpijler de keuze tussen enerzijds een overheidsopdracht voor een groepsverzekering bij een verzekeraar en anderzijds het aansluiten bij een instelling voor bedrijfspensioen-voorziening (pensioenfonds).

 

Na onderhandelingen met de VVSG werd OFP PROVANT omgevormd tot OFP PROLOCUS (een instelling voor bedrijfspensioenvoorziening (IBP) met ondernemingsnummer 0809.537 155), een pensioenfonds waarbij alle lokale besturen van het Vlaamse Gewest kunnen toetreden.

 

Een ander initiatief werd genomen door de Federale Pensioendienst. Zij zullen een overheidsopdracht opstarten en optreden als aankoopcentrale in de zoektocht naar een pensioeninstelling voor het beheren van de tweede pensioenpijler van het contractueel personeel. Concrete informatie is momenteel nog niet beschikbaar

Juridische gronden en gekoppelde besluiten

• De statuten, de beheersovereenkomst, het financieringsplan (algemeen luik en specifiek luik VVSG), de verklaring inzake beleggingsbeginselen (algemeen luik en specifiek luik VVSG), het kaderreglement en het bijzonder pensioenreglement en de toetredingsakte.
• Het protocol van het onderhandelingscomité C1.

Motivering

Door de toetreding bij een IBP is men meer betrokken bij het beheer van zijn pensioenfinanciering. In tegenstelling tot een groepsverzekering vaardigt het bestuur een vertegenwoordiger in de algemene vergadering van OFP PROLOCUS af. Naast de controlebevoegdheid heeft het ook de mogelijkheid om – indien nodig - punten op de agenda van de algemene vergadering te zetten. In tegenstelling tot een groepsverzekering streeft een IBP geen winsten ten voordele van de organisatie zelf na.

 

Een IBP heeft ruime beleggingsmogelijkheden zodat een ruimer rendement mogelijk is dan in een tak 21 verzekering, zonder dat dit enige garantie inhoudt.

 

Het bestuur kan toetreden tot OFP PROLOCUS zonder overheidsopdracht vermits aan de voorwaarden van een in house opdracht voldaan zijn. Het bestuur oefent immers via de algemene vergadering waar ze lid van wordt, toezicht uit op OFP PROLOCUS zoals op haar eigen diensten. Meer dan 80% van de activiteiten van de OFP PROLOCUS behelst de uitvoering van taken die hem zijn toegewezen door de controlerende overheden, nl. het voorzien in aanvullende pensioenen voor lokale en provinciale besturen. Er is geen directe participatie van privékapitaal in de OFP PROLOCUS. OFP PROLOCUS is zelf onderworpen aan de wetgeving op de overheidsopdrachten.

 

OFP PROLOCUS zal, in het verlengde van de duurzame ontwikkelingsdoelstellingen, zwaar inzetten op het duurzaam karakter van zijn beleggingen. Het aanbod van OFP PROLOCUS voorziet, net zoals de groepsverzekering die tot eind 2021 werd aangehouden bij Ethias en Belfius Insurance geen werknemersbijdragen vereist, in een overlijdensdekking en een kapitaalsuitkering.

 

De mogelijkheid bestaat van een zogeheten “steprate” bijdrage: het is dus mogelijk om op het gedeelte van het loon dat boven het maximumplafond voor de berekening van het wettelijke pensioen uitkomt, een hogere toezegging te doen om zo het verschil tussen een statutair pensioen en een wettelijk pensioen verder te verkleinen.

 

Er bestaan drie soorten pensioenplannen (defined benefit of vaste prestaties, cash balance en defined contribution of vaste bijdragen). De voorgestelde formule is een vastebijdragenplan. In dit plan belooft de werkgever een bepaalde bijdrage (een bijdrage uitgedrukt als een percentage van het aan de RSZ onderworpen brutoloon) te betalen zonder vastgesteld rendement. De behaalde rendementen worden toegekend conform het kaderreglement. Het bestuur moet de vastgestelde bijdrage minimum betalen. Wanneer het wettelijk minimumrendement niet behaald wordt, zal het bestuur bijkomende bijdragen moeten betalen zodat in elk geval voor de aangeslotenen het wettelijk minimum rendement (momenteel 1,75% voor actieve aangeslotenen, 0% voor passieve aangeslotenen) behaald wordt.

 

Het bestuur voorziet als bijkomende veiligheid de eerste vijf jaar, bovenop de middelen nodig voor de pensioentoezegging, in een extra prefinanciering van 5 % om zo de kans op het betalen van bijkomende bijdragen te verkleinen. Deze prefinanciering blijft ter beschikking van het bestuur ter financiering van latere bijdragen.

 

Het bestuur kan met andere rechtspersonen waarmee ze nauwe banden heeft (vb. OCMW) een MIPS-Groep vormen. Binnen een MIPS-groep is interne mobiliteit voor het personeel zonder dat dit gevolgen heeft voor de pensioentoezegging van het personeelslid. Binnen een MIPS-groep speelt een onderlinge solidariteit.

 

De kosten voor de werking van OFP PROLOCUS worden voor 2022 forfaitair vastgelegd op 1.000 euro per jaar per werkgever en 10 euro per jaar per aangeslotene. Deze bedragen worden jaarlijks geïndexeerd tot en met 2024. Nadien zal een meer stabiel systeem van kostenvergoeding worden uitgebouwd, gebaseerd op de werkelijke kosten enerzijds en het werkelijke aantal aangesloten besturen en medewerkers anderzijds.

 

Op basis van het financieringsplan zullen de verschuldigde bijdragen en de kosten voor het functioneren van OFP PROLOCUS ingehouden worden door de RSZ en daarna doorgestort worden aan OFP PROLOCUS.

 

Er moet een vertegenwoordiger aangeduid worden om het bestuur te vertegenwoordigen in de algemene vergadering van OFP PROLOCUS. Na de beslissing tot toetreding moet dit aan OFP PROLOCUS meegedeeld worden en moet de algemene vergadering van OFP PROLOCUS de kandidatuur goedkeuren.

Financieel advies en visum

Advies onderhandelingscomité 11/04/2022: Het onderhandelingscomité gaf via mail zijn akkoord over de toetreding tot OFP Prolocus ten behoeve van de tweede pensioenpijler voor het contractueel personeel. In het bijzonder pensioenreglement voorziet het bestuur:

• om toe te treden vanaf 01/01/2022
• een bijdragepercentage van 3%
• geen inhaaltoelage
• geen toepassing van een steprate

Dit akkoord werd afgesloten in het protocol nr. 182. 

Aanleiding en doel

Wemmel wilt aan zijn personeelsleden de kans bieden om op vrijwillige basis een leasefiets te gebruiken.

 

Het personeelslid kan voor het leasen zijn bruto-eindejaarstoelage en/of een aantal vakantiedagen en/of de kilometerfietsvergoeding omzetten in een theoretisch budget ter financiering van de leasing.

Juridische gronden en gekoppelde besluiten

• Decreet Lokaal Bestuur
• Besluit van de Vlaamse Regering houdende maatregelen ten gevolge van de pandemie veroorzaakt door COVID-19 en tot wijziging van de minimale voorwaarden voor de RPR van het personeel van gemeenten, de OCMW's en de provincies (12/03/2021)
• Arbeidsreglement gemeente en OCMW

Motivering

Het doel van de fietspolicy is meer personeelsleden op de fiets krijgen voor het woon-werkverkeer.

Financieel advies en visum

Advies MAT 23/02/2022: Akkoord met het ontwerp van de fietspolicy.

BOC 24/03/2022: Akkoord met het ontwerp van de fietspolicy.